Wniosek o wpis w księdze wieczystej składa się na urzędowym formularzu KW-WPIS. Formularz należy wypełnić czytelnie, najlepiej komputerowo albo drukowanymi literami, podpisać, opłacić i złożyć wraz z oryginałami dokumentów stanowiących podstawę wpisu.
Jak wypełnić formularz KW-WPIS krok po kroku?
Formularz można pobrać ze strony Ministerstwa Sprawiedliwości lub właściwego sądu rejonowego. Przed rozpoczęciem przygotuj aktualny numer księgi wieczystej, dokument będący podstawą wpisu oraz dane wszystkich osób uczestniczących w postępowaniu.
- Wskaż właściwy sąd – wpisz nazwę sądu rejonowego i wydziału ksiąg wieczystych prowadzącego daną księgę. Właściwy jest sąd według położenia nieruchomości, a nie miejsca zamieszkania wnioskodawcy.
- Wpisz numer księgi wieczystej – przepisz go dokładnie, łącznie z oznaczeniem wydziału i cyfrą kontrolną. Błędny numer może spowodować skierowanie wniosku do niewłaściwej księgi. Jeżeli księga dopiero ma zostać założona, stosuje się formularz KW-ZAL, a nie KW-WPIS.
- Określ żądanie – zaznacz dział księgi, którego dotyczy wniosek, i precyzyjnie opisz oczekiwany wpis. Przykładowo może to być wpis własności na podstawie aktu notarialnego, wpis hipoteki w dziale IV albo wykreślenie hipoteki na podstawie listu mazalnego.
- Podaj dane wnioskodawcy – wpisz imię i nazwisko albo nazwę, adres oraz pozostałe dane wymagane w formularzu. Jeżeli wnioskodawców jest więcej, użyj załącznika KW-WU.
- Wskaż uczestników postępowania – wpisz osoby lub podmioty, których prawa może dotyczyć wpis. Przy wpisie hipoteki uczestnikiem będzie zwykle bank, a przy zmianie własności także dotychczasowy i nowy właściciel.
- Wymień załączniki – podaj nazwę każdego dokumentu dołączonego do wniosku. Jeżeli załączników jest więcej niż przewiduje formularz, zastosuj właściwy dodatkowy załącznik, na przykład KW-ZAD dla szczegółowego żądania.
- Podpisz wniosek – podpis powinien złożyć każdy wnioskodawca albo pełnomocnik umocowany do działania w jego imieniu. Pełnomocnik dołącza dokument pełnomocnictwa, a w razie potrzeby również potwierdzenie opłaty skarbowej.
Jak sformułować żądanie wpisu?
Pole dotyczące żądania powinno wskazywać co ma zostać wpisane, do którego działu księgi i na czyją rzecz. Nie wystarczy ogólne stwierdzenie „proszę o dokonanie wpisu”. Przy wpisie własności trzeba wskazać nabywcę i podstawę nabycia, przy hipotece – wierzyciela, kwotę oraz dokument ustanawiający zabezpieczenie, a przy wykreśleniu – konkretny wpis przeznaczony do usunięcia.
Treść żądania powinna odpowiadać dokumentowi będącemu podstawą wpisu. Jeżeli kilka żądań dotyczy różnych działów księgi, trzeba opisać każde z nich i dołączyć dokumenty potwierdzające wszystkie wskazane czynności.
Jakie dokumenty dołączyć i ile kosztuje wpis?
Do wniosku dołącz dokumenty, z których wynika prawo albo okoliczność podlegająca ujawnieniu w księdze. Co do zasady sąd wymaga ich w oryginale albo w formie przewidzianej przepisami. Zwykła kopia może nie wystarczyć.
Najczęściej potrzebne są:
- akt notarialny, prawomocne postanowienie sądu albo decyzja administracyjna stanowiąca podstawę wpisu,
- zaświadczenie lub oświadczenie banku przy wpisie, zmianie albo wykreśleniu hipoteki,
- oryginał listu mazalnego przy wykreśleniu hipoteki po spłacie zobowiązania,
- wypis z rejestru gruntów, wyrys z mapy ewidencyjnej lub inne dokumenty wymagane przy zmianie oznaczenia nieruchomości,
- pełnomocnictwo, jeżeli wniosek składa pełnomocnik.
Wysokość opłaty zależy od rodzaju czynności. Poniższe kwoty wynikają z przekazanych informacji sądowych, ale przed złożeniem sprawdź aktualną stawkę w przepisach lub w wydziale ksiąg wieczystych.
| Rodzaj czynności | Opłata sądowa | Przykładowa podstawa wpisu |
|---|---|---|
| Wpis własności na podstawie umowy sprzedaży, darowizny lub zamiany | 200 zł | Akt notarialny |
| Wpis własności na podstawie dziedziczenia, działu spadku lub zniesienia współwłasności | 150 zł | Postanowienie sądu albo akt poświadczenia dziedziczenia |
| Wpis hipoteki | 200 zł | Dokument banku i oświadczenie o ustanowieniu hipoteki |
| Wykreślenie hipoteki | 100 zł | List mazalny albo inny dokument uprawnionego wierzyciela |
| Wpis służebności lub użytkowania | 200 zł | Akt notarialny albo postanowienie sądu |
Opłatę można uiścić w kasie sądu, przelewem na rachunek właściwego sądu albo przez dostępne e-Płatności Ministerstwa Sprawiedliwości. Dowód zapłaty dołącz do wniosku. W tytule przelewu podaj dane wnioskodawcy, wydział, numer księgi oraz krótki opis żądania.
Gdzie złożyć wniosek?
Kompletny wniosek złóż w biurze podawczym właściwego sądu rejonowego albo wyślij pocztą na adres jego wydziału ksiąg wieczystych. Wniosek papierowy nie jest składany zwykłym e-mailem ani przez ePUAP. Zachowaj kopię formularza, załączników i potwierdzenia nadania lub złożenia.
Po przyjęciu wniosku w księdze może pojawić się wzmianka o jego złożeniu. Status sprawy można w określonym zakresie monitorować w systemie Elektronicznych Ksiąg Wieczystych, korzystając z numeru księgi.
Na co uważać przed wysyłką?
Najczęstsze błędy formalne to brak podpisu, brak potwierdzenia opłaty, błędny numer księgi, niedołączenie oryginału dokumentu albo skierowanie wniosku do niewłaściwego sądu. Problem może powstać także wtedy, gdy treść żądania nie odpowiada dokumentowi stanowiącemu jego podstawę.
Przed złożeniem sprawdź następujące elementy:
- formularz KW-WPIS jest właściwy dla planowanej czynności i został wypełniony czytelnie,
- numer księgi wieczystej oraz dane sądu przepisano bez błędów,
- żądanie wskazuje konkretny dział, prawo, osobę uprawnioną i podstawę wpisu,
- dołączono oryginały dokumentów oraz wszystkie wymagane załączniki,
- opłata została wniesiona w prawidłowej wysokości, a dowód zapłaty dołączono do kompletu,
- wniosek podpisały wszystkie wymagane osoby,
- zachowano kopię dokumentów i potwierdzenie złożenia albo nadania.
Największe znaczenie ma zgodność trzech elementów: treści żądania, dokumentu stanowiącego jego podstawę i danych w księdze wieczystej. Ich sprawdzenie przed wysyłką ogranicza ryzyko wezwania do uzupełnienia braków albo zwrotu wniosku.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej. Wysokość opłat oraz wymagania dotyczące dokumentów mogą zależeć od rodzaju wpisu i aktualnych przepisów, dlatego przed złożeniem wniosku należy sprawdzić informacje w właściwym sądzie rejonowym.
