Opłata skarbowa to należność za określoną czynność urzędową, wydanie dokumentu albo złożenie pełnomocnictwa. Obowiązek zapłaty zwykle powstaje w chwili złożenia wniosku lub dokumentu, a wpłatę kieruje się do właściwego urzędu miasta lub gminy, nie do urzędu skarbowego.
Czym jest opłata skarbowa?
Opłata skarbowa jest opłatą publicznoprawną pobieraną przy załatwianiu niektórych indywidualnych spraw urzędowych. Dotyczy między innymi wydania zaświadczenia, zezwolenia, pozwolenia lub koncesji. Nie jest podatkiem dochodowym ani opłatą za samo prowadzenie działalności.
Obowiązek może dotyczyć osoby fizycznej, spółki, wspólnoty mieszkaniowej albo innej jednostki organizacyjnej. Jeżeli należność nie zostanie uregulowana, urząd wezwie do zapłaty i wyznaczy termin od 7 do 14 dni. Brak wpłaty w tym terminie może spowodować zwrot podania albo pozostawienie sprawy bez rozpatrzenia.
Kiedy powstaje obowiązek zapłaty?
Opłatę wnosi się wtedy, gdy przepisy przewidują ją dla konkretnej czynności. Najczęściej obowiązek pojawia się wraz ze złożeniem wniosku lub dokumentu, a nie dopiero po pozytywnym zakończeniu sprawy. Dotyczy to w szczególności:
- wniosku o wydanie zaświadczenia,
- wniosku o wydanie zezwolenia, pozwolenia lub koncesji,
- zgłoszenia albo wniosku o dokonanie czynności urzędowej,
- złożenia dokumentu pełnomocnictwa lub prokury, a także jego odpisu, wypisu albo kopii.
Trzeba rozróżnić dwie należności. Jedna dotyczy samej czynności urzędowej, na przykład wydania zaświadczenia. Druga może powstać niezależnie, gdy sprawę prowadzi pełnomocnik i dokument pełnomocnictwa zostaje złożony w urzędzie lub sądzie.
Opłata za pełnomocnictwo nie jest opłatą za jego udzielenie. Płaci się za złożenie dokumentu potwierdzającego pełnomocnictwo w konkretnej sprawie. Jeżeli umocowanie pełnomocnika lub prokurenta wynika bezpośrednio z CEIDG albo KRS i nie trzeba składać osobnego dokumentu, obowiązek zapłaty co do zasady nie powstaje.
Stawki i zwolnienia z opłaty skarbowej
Wysokość opłaty zależy od rodzaju czynności i wynika z przepisów ustawy o opłacie skarbowej oraz jej załącznika. Poniżej znajdują się przykłady często spotykanych sytuacji:
| Czynność | Koszt lub stawka | Czy może przysługiwać zwolnienie? |
|---|---|---|
| Złożenie dokumentu pełnomocnictwa lub prokury | 17 zł za każdy stosunek pełnomocnictwa | Tak, między innymi dla najbliższej rodziny oraz w określonych sprawach |
| Potwierdzenie kopii dokumentu za zgodność z oryginałem | 5 zł za każdą rozpoczętą stronę | Zależy od rodzaju czynności i podstawy prawnej |
| Decyzja o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu | 598 zł | Tak, w przypadkach wskazanych w przepisach |
| Wniosek o wpis lub zmianę wpisu do CEIDG | Brak opłaty skarbowej | Nie dotyczy, czynność jest wyłączona z opłaty |
Przy pełnomocnictwie opłatę nalicza się od każdego stosunku pełnomocnictwa. Jeżeli do jednej sprawy ustanowiono trzech pełnomocników, opłata może wynieść 3 × 17 zł. Osobno traktuje się także pełnomocnictwo i pełnomocnictwo substytucyjne.
Ustawa przewiduje wiele zwolnień. Nie pobiera się opłaty między innymi w sprawach alimentacyjnych, dotyczących opieki, kurateli i przysposobienia, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, pomocy społecznej, zatrudnienia, nauki, ochrony zdrowia, wyborów oraz niektórych spraw osób z niepełnosprawnościami. Zwolnienie może też zależeć od statusu podmiotu, na przykład korzystania ze świadczeń pomocy społecznej z powodu ubóstwa.
Szczegółowe wyjątki zależą od rodzaju czynności, dlatego przed wpłatą trzeba sprawdzić podstawę prawną lub informacje właściwego urzędu. Sam fakt, że sprawa jest załatwiana przez urząd, nie przesądza jeszcze o obowiązku zapłaty.
Jak i gdzie zapłacić opłatę skarbową?
Opłatę można zwykle uiścić przelewem, gotówką w kasie właściwego urzędu miasta lub gminy albo u inkasenta, jeżeli dana jednostka przewiduje taką możliwość. Najbezpieczniejszy sposób postępowania obejmuje następujące kroki:
- Sprawdź, czy konkretna czynność podlega opłacie i ustal jej wysokość.
- Znajdź rachunek bankowy na stronie internetowej urzędu miasta lub gminy właściwego dla sprawy.
- Wykonaj przelew, wpisując w tytule opłaty dane pozwalające powiązać wpłatę z wnioskiem lub pełnomocnictwem.
- Zachowaj potwierdzenie i dołącz je do wniosku albo przekaż urzędowi w wymaganym terminie.
Nie wpłacaj opłaty na konto urzędu skarbowego. Odbiorcą jest co do zasady urząd miasta lub gminy, na którego terenie znajduje się urząd albo instytucja, w której składasz dokument. Sam fakt, że sprawę załatwiasz w urzędzie skarbowym, nie zmienia tej zasady.
Przy papierowym pełnomocnictwie właściwość ustala się według miejsca złożenia dokumentu. Przy pełnomocnictwie składanym elektronicznie znaczenie może mieć miejsce zamieszkania lub siedziba mocodawcy, czyli osoby albo firmy udzielającej pełnomocnictwa. W przypadku kilku mocodawców obowiązują dodatkowe reguły, dlatego przy elektronicznym składaniu dokumentu trzeba sprawdzić instrukcję właściwego urzędu.
Numer rachunku może różnić się w zależności od miasta lub gminy. Nie należy korzystać z numeru znalezionego przypadkowo w starszym piśmie albo na nieaktualnej stronie. Dowodem wpłaty może być wydruk lub elektroniczne potwierdzenie przelewu, skan albo zdjęcie dowodu opłaty. Wniosek online najlepiej uzupełnić o plik potwierdzenia jeszcze przed wysłaniem formularza.
Co jeśli opłata nie została wniesiona albo chcesz ją odzyskać?
Jeżeli urząd stwierdzi brak opłaty, wezwie do jej uiszczenia w terminie od 7 do 14 dni. Po bezskutecznym upływie tego terminu podanie lub wniosek może zostać zwrócony, a urząd może zaniechać rozpatrywania sprawy. Warto więc opłacić dokument od razu i zachować potwierdzenie.
Zwrot jest możliwy między innymi wtedy, gdy mimo wpłaty urząd nie wykonał czynności, nie wydał zaświadczenia, zezwolenia, pozwolenia albo koncesji. Pieniądze nie są zwracane automatycznie. Trzeba złożyć wniosek do właściwego organu podatkowego, czyli wójta, burmistrza albo prezydenta miasta, któremu podlegał rachunek wykorzystany do wpłaty.
Wniosek o zwrot opłaty skarbowej trzeba złożyć przed upływem 5 lat, licząc od końca roku, w którym dokonano zapłaty.
Najważniejsze w praktyce jest ustalenie, za co dokładnie pobierana jest opłata, oraz sprawdzenie właściwego rachunku gminy lub miasta. Szczególną uwagę zwróć na rozdzielenie opłaty za czynność urzędową od 17 zł za złożenie pełnomocnictwa.
