Umowa najmu powinna dokładnie określać strony, lokal, czynsz i opłaty, kaucję, czas trwania najmu, zasady wypowiedzenia oraz obowiązki wynajmującego i najemcy. Najbezpieczniej sporządzić ją na piśmie w dwóch egzemplarzach i dołączyć protokół zdawczo-odbiorczy. Nieprecyzyjne ustalenia mogą utrudnić dochodzenie roszczeń i stać się przyczyną sporu.
Jaki rodzaj najmu wybrać?
Przed przygotowaniem dokumentu trzeba ustalić, czy strony zawierają najem zwykły, okazjonalny czy instytucjonalny. Różnice dotyczą nie tylko formalności, lecz także zakresu ochrony lokatora i możliwości szybkiego odzyskania lokalu przez wynajmującego.
| Rodzaj najmu | Wymogi formalne | Ochrona wynajmującego | Zgłoszenie do urzędu skarbowego |
|---|---|---|---|
| Najem zwykły | Co do zasady wystarcza forma pisemna. Nie jest potrzebny notariusz. | Najemca korzysta z pełnej ochrony wynikającej z przepisów o ochronie praw lokatorów. Eksmisja może wymagać postępowania sądowego. | Nie zgłasza się samej umowy, ale wynajmujący rozlicza przychody z najmu. |
| Najem okazjonalny | Umowa pisemna, notarialne oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji, wskazanie innego lokalu i zgoda jego właściciela. | Silniejsza pozycja wynajmującego po zakończeniu lub rozwiązaniu umowy, pod warunkiem spełnienia wszystkich wymogów ustawowych. | Tak. Wynajmujący musi zgłosić umowę naczelnikowi urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu. |
| Najem instytucjonalny | Forma pisemna i notarialne oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji. Wynajmującym musi być przedsiębiorca zajmujący się wynajmem. | Wynajmujący może skorzystać z uproszczonej procedury opróżnienia lokalu. Najemca składa także oświadczenie dotyczące braku prawa do lokalu socjalnego lub pomieszczenia tymczasowego. | Nie ma szczególnego obowiązku zgłoszenia umowy dla zachowania tego statusu. |
Najem okazjonalny może zawrzeć osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmu. Musi być zawarty na czas określony, nie dłuższy niż 10 lat. Samo podpisanie dokumentu u notariusza nie wystarcza. Brak zgłoszenia do urzędu skarbowego w terminie powoduje utratę szczególnych skutków najmu okazjonalnego, choć sama umowa nadal może obowiązywać jako najem zwykły.
Najem instytucjonalny jest przeznaczony dla przedsiębiorców wynajmujących lokale w ramach działalności. W obu szczególnych formach notariusz nie sporządza całej umowy. Przygotowuje przede wszystkim oświadczenie najemcy o dobrowolnym poddaniu się egzekucji.
Co powinna zawierać każda umowa najmu?
Oznaczenie stron
Dokument powinien jednoznacznie wskazywać wynajmującego i wszystkich najemców. W przypadku osób fizycznych należy podać imię i nazwisko, adres, numer PESEL oraz dane kontaktowe. Numer dowodu osobistego może być dodatkowym identyfikatorem, ale nie powinien zastępować numeru PESEL. Dowód może zostać wymieniony, utracić ważność albo zostać zgubiony, natomiast PESEL pozwala dokładniej oznaczyć stronę w wezwaniu do zapłaty lub postępowaniu sądowym.
Jeżeli wynajmującym jest przedsiębiorca, umowa powinna zawierać nazwę firmy, adres siedziby, NIP, KRS, jeśli został nadany, oraz dane osoby uprawnionej do reprezentacji. Gdy dokument podpisuje pełnomocnik, warto dołączyć pełnomocnictwo. Przy współwłasności bezpiecznym rozwiązaniem jest podpis wszystkich współwłaścicieli albo wyraźne wskazanie podstawy reprezentacji.
Na początku warto podać także miejsce i datę zawarcia umowy. Umowę należy podpisać w co najmniej dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej strony.
Dokładny opis lokalu
Przedmiot najmu trzeba opisać tak, aby nie było wątpliwości, jaki lokal został udostępniony. W umowie powinny znaleźć się:
- dokładny adres, w tym miejscowość, ulica, numer budynku i lokalu
- powierzchnia użytkowa oraz liczba i rodzaj pomieszczeń
- przeznaczenie lokalu, najczęściej cele mieszkaniowe
- wyposażenie i sprzęty przekazywane najemcy
- stan techniczny i sanitarny lokalu
- pomieszczenia przynależne, takie jak piwnica, komórka, garaż lub miejsce postojowe
- tytuł prawny wynajmującego do lokalu
Jeżeli piwnica, garaż lub miejsce parkingowe są objęte najmem, należy wskazać zasady korzystania z nich i ewentualną dodatkową opłatę. Warto także wymienić osoby, które będą stale mieszkały w lokalu. Podnajem lub oddanie mieszkania innej osobie do bezpłatnego używania powinny wymagać zgody wynajmującego, chyba że strony ustalą inaczej.
Czynsz, media i sposób płatności
Umowa powinna rozdzielać czynsz najmu od pozostałych kosztów. Należy podać kwotę czynszu, termin zapłaty, informację, czy płatność następuje z góry czy z dołu, oraz numer rachunku bankowego. Dobrze określić także, czy czynsz może być waloryzowany lub podwyższany, z zastrzeżeniem ograniczeń wynikających z przepisów o ochronie praw lokatorów.
Osobno trzeba wskazać, kto ponosi koszty energii elektrycznej, gazu, wody, ogrzewania, wywozu odpadów, opłat administracyjnych, internetu i innych usług. Jeżeli najemca płaci zaliczki, umowa powinna określać ich wysokość, sposób rozliczenia oraz termin dopłaty albo zwrotu nadpłaty. Przy rozliczaniu na podstawie zużycia warto wpisać stany liczników z dnia przekazania lokalu.
Można przewidzieć odsetki za opóźnienie w płatnościach, ale ich wysokość nie może przekraczać limitów określonych w Kodeksie cywilnym. Kara umowna nie może zastępować odsetek za opóźnienie w zapłacie czynszu, ponieważ karę umowną zastrzega się za niewykonanie zobowiązania niepieniężnego.
Kaucja i jej rozliczenie
Kaucja nie jest obowiązkowa, lecz zwykle zabezpiecza wynajmującego przed zaległościami, kosztami usunięcia szkód i nieuregulowanymi opłatami. Umowa powinna wskazywać jej kwotę, termin i sposób wpłaty, przeznaczenie oraz zasady potrącenia i zwrotu.
Przy najmie podlegającym ustawie o ochronie praw lokatorów kaucja nie może przekroczyć dwunastokrotności miesięcznego czynszu. Przy najmie okazjonalnym i instytucjonalnym limit wynosi sześciokrotność miesięcznego czynszu. W praktyce często stosuje się kaucję w wysokości równowartości jednego lub dwóch miesięcznych czynszów.
Wynajmujący powinien rozliczyć kaucję po opróżnieniu lokalu. Przy najmie lokalu mieszkalnego zwrot powinien nastąpić w terminie miesiąca od dnia opróżnienia lokalu, po potrąceniu udokumentowanych należności. Najemca nie powinien samodzielnie traktować kaucji jako zapłaty za ostatni miesiąc, chyba że wynajmujący wyraźnie się na to zgodzi.
Świadectwo charakterystyki energetycznej
Przy zawieraniu umowy najmu wynajmujący powinien przekazać najemcy świadectwo charakterystyki energetycznej lokalu albo jego kopię. Obowiązek ten dotyczy także najmu lokalu mieszkalnego. Dobrą praktyką jest wpisanie do umowy lub protokołu, że najemca otrzymał dokument, wraz z datą jego przekazania.
Kto odpowiada za naprawy?
Zakres obowiązków wynika z Kodeksu cywilnego, przepisów o ochronie praw lokatorów oraz treści umowy. Nie można skutecznie przerzucić na najemcę wszystkich kosztów, zwłaszcza napraw dotyczących instalacji lub wad niezależnych od jego działania.
| Rodzaj naprawy | Odpowiedzialność najemcy | Odpowiedzialność wynajmującego |
|---|---|---|
| Drobne naprawy wynikające ze zwykłego używania | Najemca, na przykład przy wymianie drobnych elementów, uszczelek, żarówek lub przy niewielkich naprawach podłóg, drzwi i okien. | Wynajmujący odpowiada, gdy uszkodzenie wynika z wady lokalu albo zwykłego zużycia przekraczającego zakres drobnych napraw. |
| Uszkodzenia zawinione przez najemcę lub osoby, za które odpowiada | Najemca pokrywa koszty naprawy albo przywrócenia stanu poprzedniego. | Wynajmujący może dochodzić odszkodowania, jeśli szkoda przekracza wysokość kaucji. |
| Poważne awarie instalacji i urządzeń | Najemca powinien niezwłocznie zgłosić awarię i umożliwić dostęp do lokalu. | Wynajmujący organizuje i finansuje naprawę, jeśli awaria nie powstała z winy najemcy. |
| Remont generalny lub usunięcie wad konstrukcyjnych | Najemca nie powinien samodzielnie rozpoczynać prac bez pisemnej zgody. | Wynajmujący odpowiada za utrzymanie lokalu w stanie przydatnym do umówionego użytku. |
Art. 681 Kodeksu cywilnego wymienia przykłady drobnych nakładów obciążających najemcę. Umowa może doprecyzować ten podział, ale jej postanowienia powinny pozostać zgodne z ustawą. Najemca powinien mieć też obowiązek zgłaszania awarii, dbania o lokal, przestrzegania regulaminu budynku i uzyskania zgody na trwałe zmiany, remonty lub instalacje.
Na co uważać przy czasie trwania i wypowiedzeniu?
Umowa może być zawarta na czas określony albo nieokreślony. Przy czasie określonym trzeba wskazać datę rozpoczęcia i zakończenia najmu. Taki dokument co do zasady kończy się wraz z upływem terminu. Wcześniejsze wypowiedzenie jest możliwe tylko w przypadkach określonych w umowie, zgodnie z art. 673 § 3 Kodeksu cywilnego, albo w sytuacjach przewidzianych przepisami.
Samo zdanie „strony mogą wypowiedzieć umowę z miesięcznym okresem wypowiedzenia” może być niewystarczające przy najmie na czas określony. Bez wskazania konkretnych przypadków wcześniejszego wypowiedzenia jedna ze stron może mieć trudność z zakończeniem umowy przed terminem. W dokumencie można wskazać na przykład utratę pracy, zmianę miejsca zamieszkania, poważne naruszenie obowiązków, dewastację lokalu albo zaległości w opłatach, ale każde postanowienie musi być oceniane w świetle przepisów chroniących lokatorów.
Umowa na czas nieokreślony daje większą elastyczność, lecz wynajmujący lokalu mieszkalnego nie może wypowiedzieć jej całkowicie dowolnie. Ustawa o ochronie praw lokatorów wskazuje przypadki i terminy wypowiedzenia przez właściciela. Najemca również powinien złożyć wypowiedzenie w sposób pozwalający wykazać jego doręczenie.
Szczególną pułapką jest art. 674 Kodeksu cywilnego. Jeżeli po upływie terminu najemca nadal używa lokalu za zgodą wynajmującego, w razie wątpliwości uznaje się, że najem został przedłużony na czas nieoznaczony. Samo dalsze przyjmowanie czynszu może więc utrudnić twierdzenie, że umowa wygasła bez dalszych skutków. Strony powinny przed końcem umowy podpisać aneks, zawrzeć nową umowę albo jednoznacznie ustalić datę i sposób wydania lokalu.
W umowie warto określić formę wypowiedzenia, adresy do doręczeń oraz zasady zdania mieszkania. Wynajmujący nie może zastrzec swobodnego wchodzenia do lokalu. Dostęp powinien być uzgadniany z najemcą, poza sytuacjami awaryjnymi lub przypadkami, w których przepisy pozwalają na wejście w celu usunięcia awarii albo wykonania obowiązkowego przeglądu.
Jak sporządzić protokół zdawczo-odbiorczy?
Protokół nie zastępuje umowy, ale jest jednym z najważniejszych dowodów w razie sporu o zniszczenia, braki lub rozliczenie kaucji. Należy sporządzić go przy wydaniu lokalu i ponownie przy jego zwrocie. Procedura może wyglądać następująco:
- Sprawdźcie wspólnie stan każdego pomieszczenia, ścian, podłóg, drzwi, okien, instalacji i sprzętów.
- Wykonajcie zdjęcia lokalu, wyposażenia oraz istniejących uszkodzeń i dołączcie je do protokołu.
- Spiszcie stany liczników, liczbę przekazanych kluczy, pilotów i kart dostępu.
- Wymieńcie usterki, braki i wyposażenie, a następnie podpiszcie protokół w dwóch egzemplarzach.
Przy zakończeniu najmu należy porównać stan lokalu z dokumentacją początkową, odebrać klucze i ustalić końcowe rozliczenie mediów. Zwykłe zużycie wynikające z prawidłowego korzystania z mieszkania nie jest tym samym co szkoda, za którą najemca powinien zapłacić.
Jakie dodatkowe zabezpieczenia można wprowadzić?
Dodatkowe postanowienia powinny odpowiadać rzeczywistym potrzebom stron i nie mogą naruszać przepisów bezwzględnie obowiązujących. W umowie można rozważyć:
- OC najemcy – obowiązek utrzymywania polisy obejmującej szkody wyrządzone w lokalu lub osobom trzecim
- poddanie się egzekucji – dodatkowe notarialne zabezpieczenie obowiązku zapłaty albo wydania lokalu, po analizie jego zakresu przez prawnika
- zasady posiadania zwierząt – zgoda, ograniczenia dotyczące liczby zwierząt i odpowiedzialność za szkody
- zakaz palenia – wraz z zasadami rozliczenia kosztów usunięcia skutków palenia
- zakaz podnajmu i zasady przyjmowania stałych lokatorów – z określeniem, kiedy potrzebna jest pisemna zgoda
- reguły wykonywania remontów i ulepszeń – zgoda, rozliczenie kosztów oraz obowiązek przywrócenia stanu poprzedniego
Właściciel powinien też sprawdzić, czy umowa nie zawiera zapisów pozornie korzystnych, ale sprzecznych z prawem. Niedopuszczalne może być między innymi wyłączenie podstawowych praw lokatora, dowolne podwyższanie czynszu, przerzucenie na najemcę wszystkich napraw albo pozwolenie na wejście do mieszkania bez jego zgody.
Dobrze skonstruowana umowa najmu nie polega na wpisaniu jak największej liczby kar i zakazów. Powinna jasno rozdzielać koszty, odpowiedzialność, terminy i sposób komunikacji. Precyzyjny dokument, świadectwo charakterystyki energetycznej oraz protokół ze zdjęciami tworzą podstawę spokojnego najmu i ułatwiają rozwiązanie problemu, zanim przerodzi się on w spór.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej. W przypadku najmu okazjonalnego, instytucjonalnego, współwłasności lub nietypowych klauzul treść umowy warto skonsultować z prawnikiem.
