Najem okazjonalny to pisemna umowa najmu lokalu mieszkalnego zawierana na czas określony, maksymalnie na 10 lat. Daje właścicielowi większą ochronę, ponieważ najemca składa u notariusza oświadczenie o poddaniu się egzekucji i wskazuje lokal, do którego może się przenieść. Warunkiem zachowania tej ochrony jest zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu.
Czym jest najem okazjonalny?
Najem okazjonalny reguluje Ustawa o ochronie praw lokatorów. Z tej formy może skorzystać właściciel będący osobą fizyczną, który nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Przedmiotem umowy może być lokal mieszkalny przeznaczony na zaspokajanie potrzeb mieszkaniowych.
Sama umowa musi mieć formę pisemną i określać czas trwania najmu. Nie można zawrzeć jej na czas nieokreślony, a maksymalny okres wynosi 10 lat. Najważniejsza korzyść dla wynajmującego polega na uproszczeniu procedury odzyskania mieszkania, gdy najemca nie płaci, narusza warunki umowy albo nie chce wyprowadzić się po jej wygaśnięciu.
Najem zwykły a najem okazjonalny – czym się różnią?
Najem okazjonalny wymaga więcej formalności, ale zapewnia właścicielowi silniejsze zabezpieczenie na wypadek problemów z lokatorem. Najważniejsze różnice przedstawia tabela:
| Cecha | Najem zwykły | Najem okazjonalny |
|---|---|---|
| Forma umowy | Zwykle pisemna, bez dodatkowych załączników wymaganych przez ustawę | Pisemna, z określonym czasem trwania i wymaganymi załącznikami |
| Notariusz | Nie jest potrzebny do zawarcia umowy | Najemca składa u notariusza oświadczenie o poddaniu się egzekucji |
| Eksmisja | Zwykle wymaga postępowania o eksmisję | Po spełnieniu warunków można wystąpić o klauzulę wykonalności aktu notarialnego |
| Zgłoszenie do urzędu skarbowego | Nie jest elementem zwykłej umowy najmu | Właściciel musi zgłosić umowę w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu |
| Zabezpieczenie wynajmującego | Wynika głównie z samej umowy i ogólnych przepisów | Obejmuje także oświadczenie najemcy i wskazanie lokalu zastępczego |
Najem okazjonalny nie oznacza jednak, że właściciel może samodzielnie usunąć lokatora z mieszkania. Nadal musi zachować ustawową procedurę i skorzystać z pomocy sądu oraz komornika.
Jak przygotować umowę najmu okazjonalnego?
Najbezpieczniej przeprowadzić cały proces w następującej kolejności:
- Sporządź pisemną umowę – wpisz dane stron, dokładny adres i opis lokalu, czas trwania najmu, wysokość czynszu, terminy płatności, kaucję, opłaty dodatkowe oraz zasady wypowiedzenia.
- Zbierz dokumenty dotyczące lokalu zastępczego – najemca powinien wskazać adres mieszkania, w którym będzie mógł zamieszkać w razie egzekucji, oraz uzyskać zgodę jego właściciela lub osoby mającej tytuł prawny do tego lokalu.
- Zorganizuj wizytę u notariusza – najemca składa w formie aktu notarialnego oświadczenie o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia oraz wydania wynajmowanego lokalu.
- Zgłoś umowę do urzędu skarbowego – właściciel składa zgłoszenie do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla swojego miejsca zamieszkania, najpóźniej w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu.
Sama umowa nie musi być aktem notarialnym. Notarialne musi być oświadczenie najemcy. W 2026 roku maksymalna taksa za jego sporządzenie wynosi 1/10 minimalnego wynagrodzenia, czyli 480,60 zł netto, do czego mogą dojść podatek VAT i koszty wypisów. Ustawa nie wskazuje, kto ma zapłacić notariuszowi, dlatego strony powinny ustalić to przed podpisaniem umowy.
Jakie dokumenty trzeba dołączyć?
Komplet dokumentów jest ważny, ponieważ brak któregoś z wymaganych elementów może pozbawić właściciela uproszczonej ochrony. Do umowy należy dołączyć:
- Akt notarialny najemcy – oświadczenie o poddaniu się egzekucji oraz zobowiązanie do opróżnienia i wydania lokalu w terminie wskazanym w żądaniu właściciela.
- Wskazanie lokalu zastępczego – adres mieszkania, w którym najemca i osoby z nim zamieszkujące będą mogły zamieszkać po wykonaniu egzekucji.
- Zgodę właściciela lokalu zastępczego – oświadczenie osoby mającej tytuł prawny do tego lokalu o zgodzie na zamieszkanie najemcy i jego domowników.
- Dokumenty potwierdzające tytuł prawny – właściciel może poprosić o potwierdzenie, że osoba udzielająca zgody rzeczywiście może dysponować wskazanym lokalem.
Jeżeli najemca utraci możliwość zamieszkania pod wskazanym adresem, powinien w ciągu 21 dni od uzyskania informacji o tym zdarzeniu wskazać inny lokal i dostarczyć nową zgodę. Brak takiego uzupełnienia może pozwolić właścicielowi wypowiedzieć umowę.
Zgłoszenie do urzędu skarbowego i podatek
Zgłoszenie najmu okazjonalnego składa się do urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania właściciela, a nie według adresu wynajmowanego mieszkania. Termin wynosi 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu, nie od dnia podpisania umowy. Najemca może poprosić o potwierdzenie wykonania tego obowiązku.
Brak zgłoszenia w terminie oznacza utratę ochrony przewidzianej dla najmu okazjonalnego. W razie późniejszych problemów umowa może być traktowana jak zwykły najem, bez uproszczonej procedury opartej na akcie notarialnym.
Przy najmie prywatnym przychody rozlicza się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Stawka wynosi 8,5% przychodu do 100 000 zł rocznie oraz 12,5% od nadwyżki ponad tę kwotę. Samo rozliczenie podatku jest odrębnym obowiązkiem od zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego. Właściciel powinien także sprawdzić aktualne zasady wpłat i składania zeznania PIT-28.
Co zrobić, gdy najemca nie chce się wyprowadzić?
Po wygaśnięciu albo rozwiązaniu umowy właściciel powinien doręczyć najemcy pisemne żądanie opróżnienia i wydania lokalu. Podpis właściciela na tym dokumencie powinien być urzędowo poświadczony, a termin wyprowadzki nie może być krótszy niż 7 dni od doręczenia żądania.
Jeśli najemca nadal pozostaje w mieszkaniu, właściciel może wystąpić do sądu o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu. Do wniosku dołącza się między innymi dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu, żądanie opróżnienia z dowodem doręczenia oraz potwierdzenie zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego. Po uzyskaniu klauzuli sprawę można skierować do komornika.
Najem okazjonalny upraszcza drogę do egzekucji, ale nie pozwala na samodzielne usunięcie lokatora. Każdy etap trzeba przeprowadzić zgodnie z przepisami.
W tej formie najmu nie stosuje się części ograniczeń właściwych dla zwykłego najmu, ale nie oznacza to pełnej gwarancji szybkiego zakończenia sprawy. Znaczenie mają poprawność dokumentów, skuteczne doręczenia i terminowe zgłoszenie umowy.
Przed wydaniem kluczy właściciel powinien sprawdzić następujące elementy:
- Umowa została podpisana na piśmie i ma określony czas trwania.
- Najemca dostarczył akt notarialny o poddaniu się egzekucji.
- Wskazano lokal zastępczy i uzyskano zgodę jego właściciela.
- Ustalono, kto ponosi koszty notariusza.
- Właściciel zaplanował zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego w terminie 14 dni od rozpoczęcia najmu.
Najem okazjonalny wiąże się z większą liczbą formalności i kosztem aktu notarialnego, ale dla właściciela mieszkania może ograniczyć ryzyko długotrwałego odzyskiwania lokalu. Najważniejszy ciąg działań to: pisemna umowa, akt notarialny najemcy i zgłoszenie do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni. Pominięcie któregoś z tych elementów może pozbawić wynajmującego ochrony właściwej dla najmu okazjonalnego.
Artykuł nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Przy niestandardowej umowie, sporze z najemcą lub wątpliwościach dotyczących rozliczeń warto skonsultować dokumenty z prawnikiem albo doradcą podatkowym.
